Bajo la modalidad de un servicio gratuito online, Ubidesk ("escritorio ubícuo") es una plataforma virtual para la gestión de proyectos y actividades, así como un soporte para los equipos que los llevan a cabo. Está orientado especialmente para las pequeñas y medianas organizaciones que requieran compartir y organizar conocimiento e información, mejorar la comunicación entre sus miembros y lograr una mayor productividad. La ídea de un "escritorio ubícuo" es muy gráfica respecto del concepto que está detrás de Ubidesk.

Este servicio comprende la edición colaborativa de documentos, la gestión de tareas, el manejo de proyectos dinámicos, y el uso de calendarios, archivos y notificaciones. Los proyectos pueden ser configurados como públicos, protegidos (se ven pero no pueden ser modificados sino por las personas autorizadas) u ocultos. Para acceder a este servicio virtual sólo se tiene que crear una cuenta gratuita y asignar un nombre para el "espacio" donde se administrará un proyecto, disponiéndose de 50 Mb gratis.

Entre las principales características y facilidades que brinda Ubidesk se tiene la edición online de documentos, el acceso de colaboradores, su revisión histórica, seguridad y enlace a tareas en los documentos. También se vincula la asignación de tareas con archivos y líneas de tiempo. Los proyectos típicos integran documentos, tareas, discusiones y archivos. Las notificaciones por email comprenden múltiples eventos configurables a discresión. ¿Se anima a probarlo?